Landasan Peraturan Dalam Memilih Corporate Secretary

Corporate Secretary adalah profesi yang memiliki peran penting, terutama seiring dengan semakin kuatnya kesadaran dunia mengenai praktek tata kelola perusahaan yang baik. Oleh karena itu perusahaan yang memiliki pemegang saham lebih dari 300 pihak harus memiliki Corporate Secretary. Hal ini juga dilandaskan pada peraturan dalam memilih corporate secretary. Bahkan sedang didorong lebih jauh oleh asosiasi, supaya perusahaan dengan jumlah modal tertentu juga memiliki Corporate Secretary.

Perusahaan yang ingin memiliki reputasi yang baik, eksistensi yang panjang, dan diapresiasi oleh pemangku kepentingannya, harus menyadari pentingnya profesi ini. Penyadaran ini perlu diikuti dengan memilih orang yang tepat untuk menjabat.

Berikut adalah landasan peraturan dalam memilih Corporate Secretary yang baik.

Peraturan Dalam Memilih Corporate Secretary Beserta Tugas & Tanggung Jawab-nya

Peraturan Otoritas Jasa Keuangan nomor 35 tahun 2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik telah menetapkan beberapa tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:

1. Mengikuti perkembangan pasar modal khususnya peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang pasar modal;
2. Memberi masukan kepada Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik untuk mematuhi ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang Pasar Modal;
3. membantu Direksi dan Dewan Komisaris dalam pelaksanaan tata kelola perusahaan yang meliputi:
   1. keterbukaan informasi kepada masyarakat, termasuk ketersediaan informasi pada Situs Web Emiten atau Perusahaan Publik;
   2. penyampaian laporan kepada Otoritas Jasa Keuangan tepat waktu;
   3. penyelenggaraan dan dokumentasi Rapat Umum Pemegang Saham;
   4. penyelenggaraan dan dokumentasi rapat Direksi dan/atau Dewan Komisaris; dan
   5. pelaksanaan program orientasi terhadap perusahaan bagi Direksi dan/atau Dewan Komisaris.
4. sebagai penghubung antara Emiten atau Perusahaan Publik dengan pemegang saham Emiten atau Perusahaan Publik, Otoritas Jasa Keuangan, dan pemangku kepentingan lainnya.

Selain itu Corporate Secretary wajib menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi yang bersifat rahasia.

Persyaratan Seorang Corporate Secretary

POJK tersebut sudah menetapkan standar minimum seorang Corporate Secretary, yaitu:

1. cakap melakukan perbuatan hukum
2. memiliki pengetahuan dan pemahaman di bidang hukum, keuangan, dan tata kelola perusahaan
3. memahami kegiatan usaha Emiten atau Perusahaan Publik
4. dapat berkomunikasi dengan baik
5. berdomisili di Indonesia.

Persyaratan tersebut minimum dengan asumsi pengembangan kompetensi lainnya dapat dilakukan melalui pelatihan dan pengembangan yang berlangsung terus menerus dan harus dilaporkan di Laporan Tahunan. Namun kita dapat memetik beberapa hal dari peraturan yang dapat menjadi landasan dalam memilih Corporate Secretary.

Hal Penting dalam Memilih Corporate Secretary

Pertama, seorang Corporate Secretary harus memiliki integritas. POJK mensyaratkan bahwa Corporate Secretary wajib menjaga kerahasiaan dokumentasi dan informasi rahasia perusahaan. Selain itu POJK juga dilarang mengambil keuntungan pribadi baik secara langsung maupun tidak langsung, yang merugikan perusahaan. Maka integritas adalah penting bagi Corporate Secretary.

Kedua, Corporate Secretary perlu memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik. Ini karena ia menjadi penghubung dengan para pemangku kepentingan. Lebih jauh lagi bahkan ia harus memiliki kemampuan mengelola komunikasi tidak hanya secara interpersonal melainkan organisasional. Ia perlu membangun strategi komunikasi sehingga dapat membangun reputasi perusahaan yang memberikan kemudahan untuk berhubungan dengan pemangku kepentingan.

Ketiga, kemampuan untuk mendiskresikan pandangan-pandangan direksi dan menterjemahkannya menjadi materi-materi untuk dikomunikasikan kepada berbagai pemangku kepentingan.

Keempat, kemampuan organisasi. Ini termasuk memahami pendelegasian wewenang, pembagian tugas, dan evaluasi kinerja. Hal ini penting karena salah satu tugas Corporate Secretary adalah untuk menyusun Laporan Tahunan yang berisi hal-hal tersebut. Ia harus mendokumentasikannya sehingga mampu untuk melaporkannya.

Kelima, Corporate Secretary secara implisit perlu memiliki kemampuan korespondensi serta menulis. Korespondensi karena ia harus membangun relasi dengan berbagai kelompok pemangku kepentingan. Sering kali pertemuan langsung tidak memungkinkan atau tidak efektif, sehingga korespondensi harus dipilih sebagai sarana yang lebih efektif. Selain itu kompetensi menulis juga penting dalam berbagai hal tugas Corporate Secretary. Pertama adalah menulis siaran pers atau keterbukaan informasi lainnya. Kedua adalah untuk menulis laporan seperti Laporan Tahunan dan Laporan Keberlanjutan.

Keenam, kompetensi dokumentasi. Dokumentasi penting untuk memastikan prinsip-prinsip GCG terpenuhi, yaitu transparansi, akuntabilitas, pertanggungjawaban, independensi, dan kesetaraan. Semua itu hanya dapat dibuktikan dengan dokumentasi yang teliti dan benar.

Pengangkatan Corporate Secretary

POJK tentang Sekretaris Perusahaan mengatur bahwa Corporate Secretary diangkat dan diberhentikan oleh direksi serta bertanggungjawab kepada direksi. Jabatan ini dapat dirangkap oleh salah seorang Direksi. Namun Corporate Secretary tidak boleh merangkap jabatan apapun di emiten atau perusahaan publik lainnya. Ini untuk mencegah terjadinya konflik kepentingan atau terbukanya informasi rahasia perusahaan.

Pengangkatan dan pemberhentian Corporate Secretary harus selalu dilaporkan kepada OJK dan di dalam keterbukaan informasi Bursa. Pemberitahuan ini harus dilakukan paling lambat dalam waktu 2 (dua) hari kerja. Hal ini untuk melancarkan informasi dengan para pemegang saham dan pemangku kepentingan lainnya.

Posisi Corporate Secretary tidak boleh kosong lebih dari 60 hari. Kekosongan posisi sementara harus diisi oleh salah seorang direksi. Ketentuan POJK tentang Sekretaris Perusahaan ini menekankan betapa pentingnya Corporate Secretary di dalam Perusahaan.

Untuk meringankan tugas seorang Corporate Secretary dalam penyusunan laporan keberlanjutan maka lebih baik menyewa jasa pembuatan Sustainability Report di Soocadesign. Sooca Design adalah agensi kreatif yang sangat berpengalaman dalam penyusuan Sustainability Report terutama dalam hal Sustainability Report BPR serta pembuatan GCG perusahaan. Segera hubungi tim pemasaran kami disini.