Peran Corporate Secretary dalam Pelaksanaan GCG – Kesadaran akan pelaksanaan Good Corporate Governance (GCG) Perusahaan yang Baik makin tinggi di kalangan bisnis. Selain karena dipersyaratkan oleh regulator pasar modal dan bursa, GCG Perusahaan disadari dapat memperkuat keberadaan Perusahaan dalam jangka panjang. Dengan makin kuatnya kesadaran serta makin kompleksnya GCG, maka peran Corporate Secretary dalam pelaksanaan GCG pun makin penting.
Ada dua hal yang ditekankan di dalam pelaksanaan GCG. Pertama adalah pentingnya hak semua pemangku kepentingan untuk memperoleh informasi dengan benar dan tepat pada waktunya. Kedua, kewajiban perusahaan untuk melakukan pengungkapan (disclosure) secara akurat, tepat waktu, dan transparan atas semua informasi perusahaan yang penting bagi para pemangku kepentingan.
Dalam melaksanakan kedua hal di atas, ada 5 (lima) prinsip yang harus dipegang erat: Transparansi, Akuntabilitas, Pertanggungjawaban, Independensi, dan Kesetaraan. Transparansi artinya keterbukaan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan keterbukaan dalam mengemukakan informasi materiil dan relevan mengenai perusahaan.
Akuntabilitas adalah kejelasan fungsi, struktur, sistem, dan pertanggungjawaban organ perusahaan sehingga pengelolaan perusahaan terlaksana secara efektif. Pertanggungjawaban berarti pengelolaan perusahaan dapat dipertanggungjawabkan berdasarkan prinsip korporasi yang sehat serta peraturan perundangan yang berlaku.
Independensi artinya perusahaan dikelola secara profesional, bebas dari benturan kepentingan dari pihak manapun. Sementara Kesetaraan berarti semua pemangku kepentingan mendapatkan perlakuan yang adil dan setara.
Perusahaan yang baik melaksanakan GCG bukan sekedar untuk mematuhi peraturan belaka. Perusahaan dengan GCG yang baik mampu menginternalisasi praktek-praktek GCG sehingga menjadi budaya perusahaan. Karena itu peran Corporate Secretary makin krusial untuk melaksanakan GCG secara tepat dan komprehensif.
Hal ini nyata dari kata-kata David Jackson, Corporate Secretary dari BP Plc, “In today’s world, the role of the Corporate Secretary has no one meaning and covers a multitude of tasks and responsibilities. That said, the role lies at the heart of the governance systems of companies and is receiving ever great focus” (Dalam dunia saat ini peran Corporate Secretary tidak hanya memiliki 1 arti, melainkan mencakup tugas dan tanggungjawab yang sangat besar. Dengan demikian peran tersebut terletak pada sistem tata kelola perusahaan dan makin disorot.)
Peran Corporate Secretary Dalam Pelaksanaan GCG Perusahaan
Pelaksanaan GCG sangat terkait dengan membangun hubungan antar pemangku kepentingan dan perusahaan khususnya melalui keterbukaan informasi. Apa saja peran Corporate Secretary untuk memastikan hubungan Perusahaan kepada para pemangku kepentingannya berjalan dengan baik?
Peran Corporate Secretary dalam pelaksanaan GCG adalah bertanggungjawab untuk berkomunikasi kepada regulator dan investor. Bagian yang biasanya ada di bawah Corsec adalah Public Relations, Media Relations, Government Relations, Investor Relations. Nomenklatur dari bagian-bagian ini mencerminkan bagaimana pentingnya membangun hubungan dengan pihak-pihak tersebut. Tidak hanya dengan pihak eksternal, Corporate Secretary juga menjadi penghubung penting antara manajemen dan karyawan.
Di dalam memainkan peran sebagai penghubung ini, maka Corporate Secretary harus memiliki kompetensi diplomasi dan komunikasi yang mumpuni. Peran Corporate Secretary dalam pelaksanaan GCG perusahaan perlu memiliki kepekaan dan empati terhadap kebutuhan setiap pemangku kepentingan dan menterjemahkannya menjadi solusi yang dapat diterima semua pihak.
Informasi menjadi sebuah senjata yang penting bagi Corporate Secretary untuk dikelola di dalam perannya sebagai penghubung. Keseimbangan antara keterbukaan informasi dan rahasia perusahaan yang harus dijaga menjadi keputusan penting yang harus diambil Corporate Secretary setiap saat.
Peran Corporate Secretary sebagai Penjaga Kepatuhan
Kepatuhan terhadap berbagai peraturan dan standar akan memastikan prinsip pertanggungjawaban dan akuntabilitas dapat terpenuhi. Memastikan kepatuhan berarti memberikan informasi yang terus menerus tentang apa yang harus dipatuhi, menegur ketika ada penyimpangan, dan melaporkannya kepada manajemen dalam hal ketidakpatuhan telah berada di luar lingkup wewenang Corporate Secretary.
Sebagai penjaga kepatuhan Corporate Secretary perlu diberikan wewenang yang cukup tinggi. Karena itu Corporate Secretary sering kali ditempatkan sedikit di bawah direksi. Whistleblower atau pengadu ketidakpatuhan atau penyimpangan sering kali ditetapkan untuk mengalamatkan pengaduannya kepada Corporate Secretary.
Peran Corporate Secretary sebagai penjaga kepatuhan menuntutnya untuk memiliki integritas dan independensi, sekaligus pemahaman yang cukup tinggi mengenai peraturan. Karena itu sering kali divisi legal diletakkan di bawah pengawasan Corporate Secretary. Bahkan begitu pentingnya kepatuhan sebagai salah satu tugas Corporate Secretary, ada beberapa rekomendasi bahwa Corporate Secretary seharusnya memiliki latar belakang hukum. Akan tetapi pada prakteknya hal itu tidak selalu terjadi dan tidak selalu menjadi suatu keharusan.
Peran Corporate Secretary sebagai Penyimpan Informasi
Agar mampu untuk melaksanakan keterbukaan informasi secara akuntabel dan bertanggungjawab, maka peran Corporate Secretary pun harus berfungsi sebagai penyimpan informasi. Informasi dimaksud terutama adalah informasi penting atau informasi mengenai proses pengambilan keputusan di dalam perusahaan.
Salah satu peran Corporate Secretary lainnya adalah membuat catatan di dalam rapat-rapat termasuk Rapat Umum Pemegang Saham, rapat direksi dan dewan komisaris, serta rapat-rapat manajemen lainnya. Bahkan sebenarnya tugas Corporate Secretary dalam rapat-rapat sudah mulai sejak persiapan rapat seperti menentukan jadwal yang dapat dipenuhi semua peserta rapat serta mengingatkan waktu dan agenda rapat.
