Laporan Tahunan merupakan cara perusahaan menyampaikan visi dan misinya, strategi dan pencapaiannya tanpa ditantang oleh pihak lain. Laporan tersebut juga adalah sarana manajemen mempertanggungjawabkan seluruh keputusannya kepada para pemegang saham.
Jelas bahwa Laporan Tahunan sangat penting di dalam hubungan perusahaan dengan para pemangku kepentingan. Penyusunan Laporan Tahunan perusahaan merupakan salah satu tugas Corporate Secretary yang sangat penting. Maka dari itu, di artikel ini kita akan membahas fungsi corporate secretary dalam menyusun laporan tahunan perusahaan.
Isi Laporan Tahunan Perusahaan
Laporan Tahunan merupakan laporan yang wajib disusun oleh perusahaan-perusahaan publik. Mengapa penting? Karena perusahaan publik memiliki pemegang saham lebih dari 300 orang. Maka Laporan Tahunan harus menjadi sumber informasi untuk pengambilan keputusan penting para pemegang saham.
Kewajiban penyusunan dan isi yang harus ada di dalam Laporan Tahunan ini diatur oleh Surat Edaran Otoritas Jasa Keuangan (SEOJK) nomor 30 tahun 2016 tentang Bentuk dan Isi Laporan Tahunan Emiten atau Perusahaan Publik.
Isi Laporan Tahunan menurut SEOJK ini dapat dibagi menjadi beberapa bagian besar yaitu: ikhtisar data keuangan penting, informasi saham, laporan direksi dan laporan dewan komisaris, profil perusahaan, analisis dan pembahasan manajemen atas kinerja perusahaan pada periode berjalan, pelaksanaan tata kelola perusahaan, serta tanggungjawab sosial dan lingkungan perusahaan.
Laporan Tahunan harus dilengkapi dengan pernyataan pertanggungjawaban secara tertulis dari seluruh anggota Direksi dan Dewan Komisaris atas kebenaran laporan, serta melampirkan Laporan Keuangan Tahunan yang telah diaudit.
Proses Penyusunan Laporan Tahunan Perusahaan
Di dalam menyusun Laporan Tahunan, ada banyak informasi dari berbagai bagian di dalam Perusahaan yang harus dikumpulkan. Data keuangan dari bagian keuangan, data karyawan dari bagian SDM, dan data operasional dari bagian-bagian operasional perusahaan. Data-data ini sering kali tidak memiliki format yang langsung dapat digunakan di dalam Laporan Tahunan. Karena itu, dalam hal ini fungsi Corporate Secretary dalam menyusun laporan tahunan adalah mengumpulkan dan menyeragamkan format data sesuai yang dibutuhkan.
Di dalam Laporan Tahunan yang juga penting adalah untuk menjelaskan pandangan Direksi dan Dewan Komisaris mengenai kini dan masa depan perusahaan. Pandangan itu terefleksi khususnya di dalam Laporan Direksi dan Laporan Dewan Komisaris pada Laporan Tahunan. Namun pandangan tersebut juga mengalir di semua bagian dalam Laporan Tahunan. Analisis dan Pembahasan Manajemen pada khususnya merefleksikan bagaimana kinerja yang telah dicapai perusahaan dijelaskan dengan mengaitkan kepada kondisi yang dihadapi serta strategi yang diambil manajemen.
Oleh sebab itu di dalam penyusunan Laporan Tahunan, penting bagi Corporate Secretary untuk memahami bagaimana informasi-informasi yang ada dicerna dan diproses sehingga menjadi keputusan-keputusan manajemen dan strategi ke depan. Informasi tersebut dapat ditemukan di dalam catatan-catatan rapat direksi dan dewan komisaris serta komunikasi terus menerus dengan para anggotanya.
Setelah semua informasi dikumpulkan, barulah Laporan Tahunan dapat disusun secara komprehensif dan terintegrasi.
Fungsi Corporate Secretary dalam Menyusun Laporan Tahunan Perusahaan
Fungsi Corporate Secretary dalam menyusun Laporan Tahunan khususnya pada 2 (dua) aspek penting. Pertama adalah koordinasi antara semua pihak yang turut dalam penyusunan Laporan Tahunan. Kedua adalah monitoring dan evaluasi seluruh proses penyusunan.
Fungsi Kordinasi
Koordinasi penting karena seperti tampak di atas, penyusunan laporan tahunan melibatkan banyak pihak di dalam perusahaan. Apalagi pihak ketiga diperbantukan di dalam penyusunan laporan tahunan, maka fungsi koordinasi Corporate Secretary akan makin vital. Koordinasi yang dilakukan Corporate Secretary bertujuan agar semua informasi yang dibutuhkan dapat dikumpulkan dari bagian-bagian terkait, dianalisa oleh bagian yang tepat, serta disampaikan oleh para penulis Laporan Tahunan.
Fungsi Monitoring
Sementara koordinasi penting, monitoring dan evaluasi pun tak kalah krusial. Monitoring dan evaluasi memastikan semua informasi yang disampaikan akurat, tepat waktu, serta saling mendukung. Selain itu fungsi ini juga untuk memastikan bahwa semua informasi sudah sesuai dengan peraturan yang ada, baik dari sisi kelengkapan maupun kualitas.
Laporan Tahunan pada akhirnya harus dapat diterima sebagai pertanggungjawaban manajemen di dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Di sinilah kedua fungsi Corporate Secretary harus diarahkan. Sukses atau tidaknya Corporate Secretary dalam menyusun Laporan Tahunan ditentukan oleh bagaimana reaksi pemegang saham di dalam RUPS.
Penggunaan Pihak Ketiga dalam Penyusunan Laporan Tahunan
Menyusun Laporan Tahunan membutuhkan kompetensi menulis dan mendesain agar menarik dan mudah untuk dibaca. Akan tetapi tidak semua Corporate Secretary tentu memiliki keterampilan ini. Seperti yang telah dibahas di atas, fungsi Corporate Secretary dalam menyusun laporan tahunan adalah pada koordinasi, monitoring dan evaluasi. Sementara fungsi penulisan dan desain dapat diserahkan kepada pihak ketiga.
Dalam menggunakan pihak ketiga untuk menyusun Laporan Tahunan, Corporate Secretary memiliki tanggungjawab untuk memastikan kompetensi dan reliabilitas pihak ketiga tersebut. Penting bagi Corporate Secretary untuk memeriksa jejak rekam, portofolio serta ketersediaan waktu dari pihak ketiga. Karena pada akhirnya, Corporate Secretary-lah yang bertanggung jawab atas berhasil tidaknya sebuah Laporan Tahunan.
